 Regelmatig krijgen de adviseurs van de NCP Groep vragen van ondernemers over het hoe en wat met personeelsdossiers. Dit artikel is gericht op de beantwoording van de meest voorkomende vragen.
In een personeelsdossier zitten alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst. Daarnaast is de informatie in een personeelsdossier ook onderdeel van de personeelsadministratie. Aan een personeelsadministratie worden wettelijke eisen gesteld.
We hebben de belangrijkste zaken over het werken met personeelsdossiers voor u op een rijtje gezet. |
- Aan welke voorwaarden moet het dossier voldoen?
- Wat mag er nu eigenlijk wel en niet worden bewaard in een personeelsdossier?
- En tot slot: hoelang moet een personeelsdossier eigenlijk worden bewaard als iemand uit dienst gaat?
|
Het personeelsdossier moet voldoen aan de volgende belangrijke voorwaarden. Deze worden hierna in paragraaf 2 tot en met 4 nader toegelicht.
- Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in de personeelsadministratie
- Niet alles mag in een personeelsdossier worden bewaard. In de volgende paragrafen vindt u wat u zoal in een personeelsdossier mag bewaren en wat niet
- Voor de informatie die in het personeelsdossier is opgenomen geldt een bewaartermijn.
Paragraaf 4 zet uiteen welke bewaartermijnen gelden
- De werkgever is verplicht de gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking
- Uw werknemer heeft het recht zijn dossier in te zien en eventueel te corrigeren.
|
 Persoonlijke gegevens
Persoonlijke gegevens zoals een sollicitatiebrief, CV, sollicitatieformulier, kopie van een identiteitsbewijs, een ingevulde loonbelastingverklaring en eventueel een verklaring omtrent gedrag.
Afspraken over de arbeidsrelatie
Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarin, afspraken over arbeidsvoorwaarden, pensioenen, ter beschikking gestelde bedrijfsmiddelen zoals beschermingsmiddelen, laptops, telefoons en lease-auto’s.
ARBO
Informatie die te maken heeft met verplichtingen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter zoals verslagen van verzuimgesprekken en het re-integratiedossier. Daarnaast bewaart u afspraken over werktijden en de verschillende vormen van verlof (zoals verlofsparen, zwangerschaps- en bevallingsverlof, ouderschapsverlof, sabbatical).
Functie en persoonlijke ontwikkeling
Een functiebeschrijving met bijbehorende salarisindeling, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en verslagen van allerhande officiële gesprekken. Afspraken in het kader van loopbaanontwikkeling zoals een persoonlijk ontwikkel plan, te volgen opleidingen/cursussen, promoties, studiekostenregelingen en kopieën van diploma’s en getuigschriften. |
U mag echter niet zomaar alles in een personeelsdossier bewaren. Voor het bewaren van sommige informatie moet u uw werknemer expliciet om toestemming vragen of zijn er wettelijk bepaalde regels.
Wat u niet bewaart in het personeelsdossier is bijvoorbeeld informatie over godsdienst, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakbond, ras, politieke voorkeur, gezondheid, strafrechterlijke gegevens. Ten aanzien van godsdienst en politieke voorkeur geldt een uitzondering, wanneer de organisatie is gebaseerd op deze godsdienst of politieke gezindte, bijvoorbeeld bij een kerk of politieke partij. |
Uw medewerker gaat uit dienst en u besluit om de dossierkast gelijk op te schonen. Helaas, dat mag niet zomaar. Voor de informatie die is opgenomen in een personeelsdossier gelden namelijk bewaartermijnen.
Een bewaartermijn van maximaal 1 jaar geldt voor:
Sollicitatiebrieven, -formulieren, getuigschriften en een verklaring omtrent gedrag.
Een bewaartermijn van maximaal 2 jaar geldt voor:
Arbeidsovereenkomsten of wijzigingen daarop, correspondentie over benoemingen, promotie en demotie. Ook de correspondentie die te maken heeft met het ontslag valt hieronder. Tot slot geldt deze bewaartermijn voor de verslagen van functioneringsgesprekken en de verslaglegging in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter.
Een bewaartermijn van minimaal 5 jaar geldt voor:
Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen.
Een bewaartermijn van minimaal 7 jaar geldt voor:
Afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden. Hier valt ook informatie over de burgerlijke staat van de werknemer. De bewaartermijn van deze gegevens houdt verband met verplichtingen t.b.v. de Belastingdienst.
Stefanie Stam
Adviseur Human Resources |
| De HR adviseurs van de NCP Groep helpen organisaties en medewerkers graag bij het invoeren en verbeteren van personeelsdossiers. U kunt contact opnemen met de NCP Groep via de onderstaande gegevens. |
Burgemeester Roelenweg 26
8021 EW Zwolle
T: 088 - 304 04 04
F: 088 - 304 04 03
info@ncpgroep.nl
www.ncpgroep.nl
Overige vestigingen: klik hier...
|
